Çoklu şube proje yönetimi nedir
Çoklu şube proje yönetimi bir ürün değil, yürütme hizmetidir. Satın aldığınız şey tabela değil, birden fazla noktada aynı anda yürüyen tabela işinin tek muhatap, tek takvim ve tek raporlama düzeni altında toplanmasıdır. Üretim ve montaj bu düzenin altında ilerler.
İhtiyaç şuradan doğar: beş şubeli bir işte beş cephe ölçüsü, beş belediye dosyası, beş montaj randevusu ve beş fatura vardır. Bunların hiçbiri tek başına zor değildir; zorluk hepsinin aynı anda ve farklı hızlarda ilerlemesidir. Bir ilçede ruhsat iki haftada çıkarken diğerinde altı hafta sürer ve montaj ekibi boşta bekler.
Tek adres açılıyorsa bu hizmet fazladır; iş dükkân açılış paketi veya şube açılış paketi kapsamında yürür. Yönetim, kalem sayısı değil eş zamanlı nokta sayısı arttığında anlam kazanır.
Yönetimin kapsadığı işler
| Kalem | Ne yapılır |
|---|---|
| Tek muhatap | Proje boyunca tek kişi; ölçü, ruhsat ve montaj soruları tek adrese sorulur |
| Keşif turu | Şubeler sırayla gezilir, her şube için ayrı ölçü ve cephe raporu çıkar |
| Tek takvim | Bütün şubeler tek zaman çizelgesinde; kritik yol ruhsat üzerinden kurulur |
| Ruhsat takibi | Her ilçe için ayrı dosya, ayrı evrak listesi, ayrı harç tarifesi |
| Üretim sıralaması | Ruhsatı önce çıkan şube önce üretilir, stok bekleyen tabela oluşmaz |
| Montaj sıralaması | Ekip ve vinç randevuları şube açılış sırasına göre dizilir |
| İlerleme raporu | Haftada bir, şube başına satır; geciken kalem gerekçesiyle işaretlenir |
| Saha uygunsuzluğu | Cephe, elektrik veya zemin sorunları yazılı bildirilir, çözüm önerisi eklenir |
| Hakediş | Şube bazında, tamamlanan kaleme bağlı; üretim ve teslim ayrı satır |
| Kapanış dosyası | Şube başına teslim tutanağı, gece fotoğrafı, garanti ve ruhsat evrakı |
Yürütme biçimi karşılaştırması
| Özellik | Tek elden proje yönetimi | Şube başına ayrı tedarikçi | Kendi ekibinizle koordinasyon |
|---|---|---|---|
| Muhatap | Tek | Şube sayısı kadar | İçeride bir kişi, dışarıda çok |
| Standart | Tek üretim dosyası | Tedarikçi yorumuna açık | Dosya varsa korunur |
| Ruhsat | Kapsamda, ilçe ilçe | Genelde kapsam dışı | Sizde |
| Gecikme görünürlüğü | Haftalık rapor | Sorulduğunda | Takip ettiğiniz kadar |
| Montaj çakışması | Takvimde çözülür | Sık | Sık |
| Muhasebe | Tek hakediş düzeni | Ayrı ayrı sözleşme ve fatura | Ayrı ayrı |
| Uygun olduğu iş | Eş zamanlı çok noktalı program | Birbirinden bağımsız tekil işler | İçeride proje personeli olan yapılar |
Ortadaki sütun kâğıt üzerinde en rekabetçi görünür. Maliyeti fiyat farkında değil, gecikmede ortaya çıkar: bir şubenin açılışının bir hafta kayması, o haftanın kirası ve personel gideri demektir.
Kapsam nasıl belirlenir
Kapsam nokta sayısı, coğrafi dağılım, program süresi ve iş kalemi çeşidiyle kurulur. Aynı ilçedeki beş şube ile beş farklı ilde dağılmış beş şube aynı iş değildir; ikincisinde ulaşım, keşif turu ve ayrı belediye dosyaları yönetim yükünün büyük kısmını oluşturur.
İkinci belirleyici, yönetimin nerede başlayıp nerede bittiğidir. Yalnızca ruhsat ve montaj koordinasyonu istenebilir; tasarım standardından kapanış dosyasına kadar tüm zincir de istenebilir. Bu sınır sözleşmede madde madde yazılır. Belirsiz bırakılan her kalem, gecikme çıktığında kimin sorumlu olduğu tartışmasına dönüşür; bu yüzden kapsam dışı bırakılan işler de listede ayrıca yazılır.
Fiyat ve kapsam
| Kalem | Kapsam |
|---|---|
| Proje yönetimi | Tek muhatap, tek takvim, haftalık ilerleme raporu |
| Keşif turu | Keşif ve ölçüm; şube başına ölçü ve cephe raporu |
| Ruhsat dosyaları | Belediye ruhsat takibi; ilçe başına ayrı dosya |
| Üretim koordinasyonu | Standart dosyaya uygunluk kontrolü, ruhsata göre üretim sırası |
| Montaj programı | Tabela montaj hizmeti; ekip, vinç ve izin randevuları |
| Kapanış ve garanti | Teslim tutanakları, garanti kayıtları, bakım ve tamir devri |
| Hakediş düzeni | Şube bazında hakediş ve fatura planı, sözleşmede sabit |
Paket kapsamı ve tutar proje kapsamına göre değişir, keşif sonrası yazılı olarak netleşir.
Neyle başlıyoruz
- Şube listem ve takvimim hazır. Adresler ve açılış tarihleri üzerinden kritik yol çıkarılır, keşif turu bu sıraya göre planlanır.
- Kısmen hazır. Bazı şubelerin adresi kesin, bazıları görüşme aşamasındaysa program kesinleşen noktalardan başlatılır, sonrakiler aynı dosyaya eklenir.
- Sıfırdan başlıyoruz. Bölge ve nokta sayısı üzerinden çalışılır; standart dosyası ilk şube pilot alınarak kurulur ve program oradan büyür.
Süreç ve süre
İlk görüşme talep alındıktan sonraki 24 saat içinde yapılır. Şube listesi, açılış tarihleri ve mevcut tedarikçi durumu konuşulur. Keşif turu şube sayısına ve dağılıma göre planlanır; tur bitiminde tek birleşik kapsam ve takvim iletilir.
Program başladıktan sonra ilk hafta ruhsat dosyalarının açılmasıyla geçer. Üretim şube başına 5 ila 7 iş günüdür, ruhsat ilçeye göre 2 ila 6 hafta sürer ve takvimin kritik yolu bu kalemdir.
Teslim ve sonrası
Her şube kendi teslim tutanağıyla kapanır; program tamamlandığında bütün tutanaklar, ruhsat evrakları, garanti kayıtları ve gece fotoğrafları tek kapanış dosyasında verilir. Sonraki dönemde arıza ve yenileme çağrıları tabela bakım ve tamir kapsamına devredilir, aynı kayıt üzerinden yürür. Aynı marka sonraki dönemde yeni nokta açtığında program yeniden kurulmaz, mevcut dosya üzerine eklenir ve keşif yalnızca yeni şubeler için yapılır.
